Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Bauvia Concept GmbH

Edisonstraße 60, 90431 Nürnberg, Deutschland

Geschäftsführer: Zdravko Sakic

Telefon: 0911 21592958

E-Mail: kontakt@baufeder.de

2. Erhobene Daten & Zwecke

2.1 Bei der Registrierung

• E-Mail-Adresse, Name, Passwort (gehasht mit bcrypt, Cost-Faktor 12)
• Firmendaten: Firmenname, Anschrift, Steuer-IDs, Bankverbindung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

2.2 Bei der Nutzung

• Stammdaten von Kunden des Nutzers (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail)
• Belegdaten (Angebote, Rechnungen, Mahnungen)
• IP-Adresse und User-Agent zum Zeitpunkt jeder Anmeldung (Audit-Log)
• Sitzungsverwaltung je Nutzer: Geräteklasse (Desktop/Mobil) und eine Sitzungskennung, um pro Gerätekategorie nur eine aktive Sitzung gleichzeitig zuzulassen (Schutz vor unbemerkter Mehrfachnutzung eines Zugangs)
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vertrag und berechtigtes Interesse an Sicherheit)

2.3 Cookies & lokale Speicherung

• Session-Cookie (HttpOnly, SameSite=Lax) zur Aufrechterhaltung der Anmeldung
• Keine Tracking- oder Analyse-Cookies
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch erforderlich)

3. Auftragsverarbeiter

Alle Verarbeiter sind nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden. Die jeweils aktuelle Subunternehmerliste ist im Auftragsverarbeitungsvertrag aufgeführt oder kann unter kontakt@baufeder.de angefordert werden.

4. KI-Schreibassistent, Übersetzung und Textverbesserung

Baufeder kann Funktionen zur Textverbesserung, Übersetzung und Formulierungshilfe bereitstellen. Wenn der Kunde diese Funktionen nutzt, werden die eingegebenen Texte und der notwendige Dokumentkontext ausschließlich zur Erbringung der jeweiligen Funktion verarbeitet.

• Zweck: Verbesserung von Grammatik, Stil, Übersetzung und handwerkstauglicher Formulierung.
• Kategorien: vom Kunden eingegebene Notizen, Belegtexte, Leistungsbeschreibungen und freiwillig übermittelte Kontextdaten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Funktion Bestandteil des Vertrags ist; andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Keine Rechtsberatung: KI-Texte sind Vorschläge und müssen vor Versand geprüft werden.
• Umfang: Höherwertige KI-Funktionen (ab Betrieb/Pro) werten auf deine Veranlassung auch Belege, Zahlungen und die zu einem Kunden erfasste Kommunikation aus (Kunden-Tiefenanalyse) bzw. erstellen KI-gestützte Entwürfe für betriebliche Schreiben. Verarbeitet wird nur, was die jeweilige Funktion benötigt.
• Eingesetzte KI-Dienstleister: Mistral AI SAS (Paris, EU) für das Auslesen von Belegen/Screenshots und die KI-Antworten im Support-Chat sowie Anthropic Ireland, Limited (Irland; bei Drittlandverarbeitung abgesichert nach Art. 44 ff. DSGVO) für Textentwürfe und die Kunden-Tiefenanalyse.
• Support-Chat: Stellst du im Support-Chat eine Frage, werden dein Fragetext, der bisherige Chat-Verlauf und unsere eigenen Hilfe-Inhalte an Mistral AI (EU) übermittelt, um die Antwort zu erzeugen. Beleg-, Kunden- oder Zahlungsdaten aus deinem Konto werden dabei NICHT mitgesendet — nur das, was du selbst in den Chat schreibst. Nicht eskalierte Chats werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht; aus einem Chat erstellte Support-Anfragen bleiben für die Bearbeitung erhalten.
• Training: Für die kommerzielle Anthropic-API werden Ein- und Ausgaben nach den dafür geltenden Bedingungen nicht zum Modelltraining verwendet. Ein entsprechender Ausschluss für Mistral wird nur zugesagt, wenn er für das eingesetzte Produkt vertraglich oder in den Kontoeinstellungen nachweislich aktiviert ist; dieser Nachweis ist Voraussetzung für den Produktivbetrieb der Mistral-Funktionen.

5. Speicherdauer

• Aktive Konten: für die Dauer des Vertrags
• Nach Vertragsende: 30 Tage Datenexport-Frist, danach Löschung oder Sperrung, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Eigene Abrechnungsdaten von Baufeder: Rechnungen und Buchungsbelege werden gemäß §§ 147 AO, 257 HGB regelmäßig 8 Jahre aufbewahrt; für Bücher, Aufzeichnungen und andere Unterlagen können längere gesetzliche Fristen gelten
• Kundendaten im Account: vom Kunden erstellte Belege und Stammdaten werden grundsätzlich im Auftrag des Kunden verarbeitet und nach Vertragsende gemäß AVV gelöscht oder zurückgegeben
• Audit-Logs: zweckgebunden nach Ereignisart; reine Sicherheitsprotokolle werden in der Regel bis zu 1 Jahr aufbewahrt, beweis- oder belegbezogene Einträge können entsprechend gesetzlicher Pflichten länger benötigt werden

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — welche Daten wir über Sie speichern
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — falsche Daten korrigieren
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — „Recht auf Vergessenwerden", soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Export Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Anfragen bitte per E-Mail an kontakt@baufeder.de. Sie erhalten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats, eine Antwort.

7. Datensicherheit

• Übertragung: TLS-geschützte HTTPS-Verbindungen, HSTS und automatische HTTPS-Zertifikate (Let's Encrypt)
• Passwörter: bcrypt mit Cost-Faktor 12 — niemals im Klartext
• Backups: regelmäßige verschlüsselte Datenbank- und Datei-Sicherungen; Datei-Sicherungen liegen in einem logisch getrennten, zugriffsbeschränkten Backupbereich des Hosting-Systems und werden vor Ablage auf Wiederlesbarkeit geprüft
• Server-Standort: Produktivbetrieb vorrangig Deutschland / EU; Drittlandbezüge nur mit geeigneten Garantien
• Privilegierter In-App-Betreiberbereich: Der Betreiberbereich und ein freigegebener Wechsel in einen Kundenmandanten sind nur bei aktiviertem globalem Control-Plane und aktiver 2FA verfügbar; Beginn und Ende eines solchen Support-Mandantenwechsels werden personenbezogen protokolliert

8. Internationale Datenübermittlung

Baufeder verarbeitet Produktivdaten vorrangig in Deutschland bzw. der EU. Einzelne Dienstleister (z. B. Neon, Brevo oder Anthropic) können jedoch einen Konzernbezug, Unterauftragsverarbeiter oder Supportzugriff außerhalb der EU/des EWR haben. In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung nur, soweit eine Rechtsgrundlage nach Art. 44 ff. DSGVO besteht, insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss, das EU-U.S. Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Schutzmaßnahmen.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen rechtlicher Vorgaben oder technischer Änderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist über die Software jederzeit abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden Sie aktiv informiert und um erneute Zustimmung gebeten.

10. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: kontakt@baufeder.de

Aufsichtsbehörde (zuständig nach Sitz von Baufeder): Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.